Que nadie compre a ciegas, ni se pague lo que no se pidió ni se recibió.
Orden de compra, aprobación por monto, recepción y conciliación, con un registro de quién hizo cada paso y cuándo. Tú decides qué tan estricto.
Se pide desde un catálogo, no desde un papel.
- Catálogo tipo tienda con lo que ya le compraste a cada proveedor y su último precio. Agregas al carrito y fincapp arma una orden por proveedor.
- Productos nuevos sin salir del flujo: si nunca se ha comprado, se crea al momento y la IA sugiere su categoría.
- Con o sin precios: tú decides si la orden lleva valores o solo cantidades.
- Numeración por finca, por ejemplo OC-ESPERANZA-00041: un consecutivo propio para cada emisor y cada finca.
Animación con datos ilustrativos: se agregan productos de un catálogo a un pedido y fincapp genera una orden de compra por proveedor, con su numeración.
Cada orden cuenta quién hizo qué, y cuándo.
- Aprobación por rangos de monto: hasta cierto valor aprueba un rol, por encima otro. Si no la necesitas, la apagas.
- Aviso al aprobador por correo y Telegram, con recordatorio si se demora.
- Suplentes: si el gerente se ausenta, deja a alguien con sus mismos rangos por unas fechas, y queda anotado «aprobó como suplente de…».
- Seguimiento paso a paso de cada orden y un historial con persona, acción y hora.
- PDF de la orden y envío al proveedor, con copia a quien la emitió. Una orden emitida no se edita: se anula con motivo o se corrige dejando el rastro.
Animación con datos ilustrativos: una orden recorre sus pasos (borrador, aprobación, emitida, recepción, facturada, conciliada, pagada) y el historial va anotando quién hizo cada paso y a qué hora.
Lo que pediste, lo que llegó y lo que te cobran.
- Acta de recepción con cantidades y fotos de la remisión, y su PDF.
- Conciliación de tres vías: orden, recepción y factura se comparan, con una tolerancia que tú defines.
- Si no cuadra, no se paga hasta que alguien decida: pedir nota crédito o aceptar la diferencia dejando una nota.
- La factura se vincula sola con su orden cuando el proveedor trae el número.
Animación con datos ilustrativos: se comparan lo pedido, lo recibido y lo facturado. Si no cuadra, la factura no se paga hasta que alguien lo resuelva.
De solo avisar a bloquear el pago.
La regla «sin orden de compra no hay pago» se enciende o se apaga cuando quieras, sin tocar código. Mira qué le pasa a una misma factura según lo que decidas.
Animación con datos ilustrativos: una misma factura sin orden de compra se bloquea si la regla está encendida, entra al lote de pago con una marca si está apagada, y sigue normal si tiene su orden.
Datos ilustrativos
Indicadores de cumplimiento, al día.
- Qué porcentaje de las compras tuvo orden previa, cuántas fueron emergencias y cuántas quedaron sin orden ni razón.
- Cuánto tarda cada aprobación y cuánto está pendiente de conciliar.
- Un informe mensual por correo y un resumen semanal de lo que falta, para quien tú escojas.
¿Sabes quién compró qué, y por qué, la semana pasada?
Te mostramos cómo se vería el control de compras en tu finca.